Hướng dẫn căn chỉnh trước khi in file Excel

I. Để bắt đầu in, ta chọn File -> Print:

II. Trong mục Print, những thông tin sau sẽ hiện ra:

1. Print: Nhấn nút này để in file của bạn ra giấy.

2. Copies: Số lượng bản muốn in.

3. Printer: Chọn thiết bị in: Click vào để hiện thị danh sách drop-down.

-Chức năng Print to File: Sử dụng khi không có máy in. Sau khi chọn và ấn Print, một file mới xuất hiện, chúng ta có thể copy bỏ túi mang đi in.

4. Các phương thức in:

Có 3 phương thức:

–Print Active Sheets: Chỉ in sheet đang hoạt động.

–Print Entire Workbook: In toàn bộ các sheet trong workbook.

–Print Selection: Chỉ in phần được bôi đen trước đó.

5. Thứ tự in: In từng bản hoặc in từng trang theo thứ tự.

-Nếu bạn in nhiều hơn 1 bản, sẽ có 2 lựa chọn sắp xếp: In theo thứ tự trang 1-2-3…-n của bản thứ nhất, rồi chuyển qua bản tiếp theo; hoặc in 1 loạt trang nhất của tất cả các bản rồi chuyển qua trang 2.

6. Hướng giấy: Dọc hoặc ngang. Quyết định trang in của bạn sẽ theo chiều nào. Có 2 hướng giấy:

–Portrait Orientation: Hướng giấy dọc.

-Landscape Orientation: Hướng giấy ngang.

7. Kích cỡ giấy. Mỗi kích cỡ khác nhau phục vụ những nhu cầu in ấn khác nhau. Mặc định là cỡ Letter.

-Mỗi kích cỡ khác nhau cho ra một sản phẩm khác nhau. Dưới đây là sự khác biệt giữa Letter và A3 với cùng 1 file Excel:

8. Căn lề(khoảng cách giữa mép trang giấy tới vùng làm việc). Việc chọn Narrow sẽ khiến khoảng cách lề nhỏ lại và chứa nhiều dữ liệu hơn, trong khi ngược lại Wide sẽ khiến lề to ra.

9. Scale: Điều chỉnh kích cỡ Sheet cho phù hợp với trang in. Trong đó:

 –No scaling: Giữ nguyên kích cỡ sheet.

–Fit sheet on One Page: Nhét toàn bộ Sheet vào trong 1 trang giấy.

–Fit All Columns on One Page: Nhét toàn bộ các cột trong Sheet vào 1 trang giấy.

–Fit All Rows on One Page: Nhét toàn bộ các dòng trong Sheet vào 1 trang giấy.

–Custom Scaling Options: Tự điều chỉnh kích cỡ sheet khi in (Note: Thường thấy khi in “phao”)

10. Page Setup: Tất tần tật những thiết lập trang in sẽ được nói kĩ trong phần tiếp theo của bài viết.

11. Print Preview: Nơi có thể nhìn trước sản phẩm khi in ra sẽ trông như thế nào.

12. Show Margins: Giúp bạn nhìn được lề trên Print Preview, đồng thời có thể chỉnh sửa bằng tay bằng cách rê con trỏ chuột vào các đường thẳng vào thực hiện thao tác kéo thả đến khi như ý muốn.

Hy vọng sau phần 1 này, các bạn đã nắm bắt được phần nào những thao tác khi in ấn trong Excel. Để sử dụng Excel thành thạo, các bạn cần biết và sử dụng thành thạo các mảng khác: các hàm cơ bản, nâng cao cùng các công cụ khác.